Malang, 28 Oktober 2025
Dalam upaya memperkuat kapasitas komunikasi digital di lingkungan pesantren, Achmad Fitro, S.Kom., M.Kom., dosen Program Studi Bisnis Digital di Universitas Negeri Surabaya (UNESA) telah melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat bertajuk “Transformasi Digital Komunikasi dengan Memanfaatkan Email dan WhatsApp Blast” di Yayasan Pesantren Al Ihsan Wajak Malang (YPI Al Ihsan) di Wajak, Malang.
Latar Belakang
Dengan makin masifnya penggunaan alat komunikasi digital dalam kehidupan sehari-hari dan dalam konteks pendidikan, YPI Al Ihsan merasa kebutuhan untuk memperkuat sistem komunikasi internal-eksternal menjadi sangat mendesak. Komunikasi yang kurang terstruktur misalnya pengiriman pengumuman, rapat orang-tua murid, hingga penjangkauan alumni dan donatur menjadi tantangan tersendiri.
Menyadari hal tersebut, Achmad Fitro menginisiasi kegiatan pengabdian yang menitikberatkan pada pemanfaatan email massal dan WhatsApp blast sebagai kanal komunikasi yang efisien dan modern.
Tujuan Kegiatan
- Meningkatkan literasi digital pengelola dan tenaga kependidikan YPI Al Ihsan dalam hal komunikasi massal.
- Membantu lembaga pesantren dalam membangun template dan alur pengiriman melalui email dan WhatsApp yang sistematis.
- Menetapkan prosedur internal agar komunikasi dengan santri, orang tua, alumni, serta donatur menjadi lebih cepat, tepat sasaran, dan terdokumentasi dengan baik.
Pelaksanaan
Kegiatan dilaksanakan dalam dua sesi utama:
- Sesi pelatihan teoritis: Materi mencakup pemahaman dasar tentang email massal (list building, segmentasi, template pesan), serta WhatsApp blast (penggunaan API/layanan broadcast, etika pengiriman, compliance undang-undang).
- Sesi praktik langsung: Para peserta dari pengelola pesantren dibimbing membuat akun email lembaga, mengimpor daftar kontak termasuk santri, orang tua, alumni menyusun template pesan pemberitahuan, dan melakukan simulasi pengiriman menggunakan WhatsApp broadcast.
Dalam sesi praktik, Achmad Fitro juga memberikan panduan langkah-demi-langkah terkait analitik sederhana: bagaimana membaca metrik open rate pada email, bagaimana mengevaluasi respons pada WhatsApp blast, serta bagaimana memperbaiki segmentasi bila pengiriman tidak mencapai sasaran.
Hasil dan Dampak Awal
- YPI Al Ihsan kini sudah memiliki sistem daftar kontak terpusat dan template pesan standar untuk email dan WhatsApp.
- Pengiriman pesan kepada orang tua murid dan alumni menjadi lebih cepat dari sebelumnya dilakukan secara manual (telepon/WhatsApp satu-persatu) kini dapat dikirim ke puluhan hingga ratusan penerima dalam hitungan menit.
- Dokumentasi komunikasi menjadi lebih tertata, sehingga pesan-pesan penting seperti rapat orang tua, pengumuman kegiatan, atau donasi dapat dilacak pengirimannya.
- Orang tua dan alumni melaporkan bahwa mereka merasa lebih “terhubung” dengan pesan-pesan dari pesantren, dan memberikan feedback lebih cepat.
Tantangan dan Rencana Lanjutan
Beberapa tantangan yang ditemukan adalah:
- Beberapa orang tua murid belum terbiasa membuka email secara reguler, sehingga respons melalui WhatsApp masih lebih tinggi.
- Data kontak alumni belum lengkap, sehingga segmentasi belum maksimal.
- Kebutuhan akan otomasi lebih lanjut, misalnya penjadwalan pesan dan integrasi dengan sistem manajemen santri.
Sebagai tindak lanjut, Achmad Fitro dan tim akan membantu YPI Al Ihsan untuk:
- Melengkapi database alumni dan orang tua dengan validasi data berkala.
- Mengembangkan workflow otomatisasi pesan, misalnya reminder pembayaran, pengumuman rutin dengan memanfaatkan layanan WhatsApp API dan email scheduling.
- Menyusun pedoman komunikasi digital yang ramah pengguna (user-friendly) dan sesuai kebijakan perlindungan data pribadi.
Pernyataan dari Narasumber
Menurut Achmad Fitro:
“Pesantren saat ini tidak hanya tempat belajar agama, tetapi juga komunitas pendidikan yang harus mampu memanfaatkan teknologi komunikasi agar tetap relevan dan efektif. Dengan sistem komunikasi digital yang baik, pesantren akan semakin kuat dalam menjangkau santri, orang tua, alumni, dan donatur.”
Penutup
Pengabdian ini menunjukkan bahwa penerapan teknologi komunikasi sederhana namun terstruktur seperti email massal dan WhatsApp blast dapat memberikan dampak nyata bagi lembaga pendidikan tradisional seperti pesantren. Kegiatan ini juga memperkuat sinergi antara perguruan tinggi vokasi dan dunia keagamaan/pendidikan di masyarakat, selaras dengan peran sosial pendidikan tinggi dalam pengabdian masyarakat.
Diharapkan model ini dapat direplikasi di lembaga-lembaga serupa untuk memperkuat jaringan komunikasi dan mempercepat transformasi digital di sektor pendidikan keagamaan.
